Automatizar tareas repetitivas en Excel

Cómo saber si tu tarea se puede automatizar

La prueba es sencilla y la puedes hacer tú mismo ahora mismo. Si puedes explicarle la tarea a un compañero nuevo en forma de pasos —«primero abres esto, luego copias aquello, si el importe es negativo lo dejas en rojo»—, entonces se puede programar. Da igual que haya excepciones: las excepciones también son reglas, solo que nadie las ha escrito nunca.

Las tres señales que casi siempre delatan una tarea automatizable son estas: la repites con una periodicidad fija (cada lunes, cada cierre de mes), los datos de partida llegan siempre con la misma estructura aunque cambien los valores, y el resultado es predecible: dos personas distintas haciendo la tarea obtendrían lo mismo. Si se cumplen las tres, automatizarla no es una cuestión de si se puede, sino de si compensa por las horas que consume.

Las tareas repetitivas que más nos piden

• Copiar y pegar entre ficheros: sacar datos de una exportación del ERP y llevarlos a la plantilla de siempre, respetando formato, fórmulas y hojas de destino.
• Dar formato una y otra vez: anchos de columna, colores por condición, totales, cabeceras y pies para imprimir. Una macro lo deja idéntico todas las veces, que es más de lo que consigue una persona a las siete de la tarde.
• Cruzar dos listados: comparar lo facturado con lo cobrado, el albarán con el pedido, la nómina con el parte de horas. Y sobre todo señalar lo que no cuadra, que es lo que realmente se busca.
• Enviar correos uno a uno: el mismo mensaje a ochenta destinatarios con su dato y su adjunto personalizados, desde Outlook, en un clic.
• Renombrar, dividir o juntar archivos: partir un Excel en uno por delegación, guardar cada hoja como PDF con su nombre, recorrer una carpeta entera aplicando lo mismo a cada fichero.

Qué recibes y cuánto tarda

Un botón dentro del Excel que ya usas. No hay programa nuevo que instalar, ni cuenta que crear, ni formación de tres días: quien hoy hace la tarea a mano abre el mismo fichero de siempre y pulsa. Las tareas sencillas suelen estar listas en pocos días; las que tienen mucha casuística llevan más, y en ese caso se dice antes de empezar, no después.

Según la forma de tu tarea, puede encajar mejor en automatizar un informe periódico, en unir varios Excel en uno, en generar documentos de Word o en una macro a medida si no se parece a nada de lo anterior.

Por qué VBA y no otra herramienta

Porque ya está instalado. VBA viene dentro de Office, no requiere licencias adicionales, no necesita que sistemas apruebe una herramienta nueva y funciona en el ordenador de cada persona sin conexión a internet. Para una pyme que quiere resolver un cuello de botella concreto sin abrir un proyecto de meses, suele ser el camino más corto. Cuando no lo es —porque el volumen de datos se dispara o porque el proceso vive fuera de Office—, lo decimos: hemos escrito una comparativa entre VBA, Python, Power Query y Power Automate precisamente para eso.

Dónde estamos

La base está en Zaragoza y el servicio se presta en remoto para empresas de toda España. Automatizar una tarea no requiere estar en la misma sala: hace falta entender bien el proceso, y eso se consigue con una conversación ordenada y un par de archivos de ejemplo. Con las empresas de Zaragoza y alrededores cabe la opción de vernos en persona cuando el proceso tiene mucha casuística y compensa verlo en el puesto de trabajo real.

Protección de datos

Las macros se ejecutan en local: la información no sale de vuestros equipos ni pasa por servidores nuestros. Durante el desarrollo trabajamos con datos de ejemplo ficticios, de modo que en ningún momento hace falta que nos enviéis información real de clientes, empleados o proveedores.