Generar documentos Word desde Excel

El problema del copiar y pegar entre programas

Generar documentos a mano tiene dos costes. El evidente es el tiempo: abrir la plantilla, buscar el dato, pegarlo, revisar que el formato no se haya roto, guardar con el nombre correcto. El otro es más caro y aparece más tarde: el contrato que salió con el importe del cliente anterior, el certificado con la fecha del mes pasado, el presupuesto con un descuento que no correspondía. Cuando el documento tiene efectos legales o económicos, el error de copiado no es una molestia, es un problema.

Qué documentos se generan bien de esta forma

• Contratos y anexos con cláusulas que cambian según el tipo de cliente o servicio.
• Presupuestos y ofertas con partidas, precios y condiciones tomados de la hoja de cálculo.
• Certificados y actas con numeración correlativa automática.
• Informes periódicos que combinan texto fijo, tablas y gráficos actualizados.
• Cartas y comunicaciones masivas personalizadas por destinatario, con su adjunto correspondiente.

¿No basta con combinar correspondencia?

Es la pregunta correcta y, en bastantes casos, la respuesta es que sí basta. La combinación de correspondencia viene incluida en Word, no cuesta nada y resuelve bien un escenario concreto: un documento de estructura fija en el que solo cambian unos cuantos datos. Cartas, etiquetas, invitaciones, diplomas. Si eso es lo tuyo, úsala y no contrates a nadie.

Donde la combinación de correspondencia se queda corta es en todo lo demás, y estos son los muros con los que se choca siempre:

• Guardar cada documento por separado. El resultado nativo es un único archivo enorme con todos los documentos seguidos. Separarlos en ficheros individuales, con el nombre de cada cliente y en su carpeta, ya no es combinación de correspondencia.
• Contenido condicional de verdad. Hay campos para condiciones simples, pero en cuanto una cláusula entera debe aparecer o desaparecer según el tipo de contrato, el mantenimiento se vuelve inmanejable.
• Tablas de longitud variable. Un presupuesto con tres líneas y otro con cuarenta. La combinación de correspondencia parte de que cada registro es una fila, y aquí cada documento necesita varias.
• Convertir a PDF y enviar. No lo hace. Hay que exportar a mano y adjuntar uno a uno, que suele ser justo la parte que más tiempo consume.
• Datos de más de un sitio. Una sola tabla de origen. Si los datos salen de tres hojas distintas o hay que calcular algo antes, primero toca prepararlo a mano.

La regla práctica: si tu proceso termina en «y luego los separo y los mando uno a uno», la combinación de correspondencia solo te está resolviendo la mitad. Una macro cubre el recorrido completo, desde los datos hasta el correo enviado, y encima permite decidir el nombre del archivo, la carpeta de destino y el texto del mensaje.

Cómo funciona por dentro

Se parte de la plantilla de Word que ya usáis. En ella se marcan los puntos donde entra información variable —con marcadores, campos o texto de sustitución— y la macro los rellena leyendo los datos de Excel. A partir de ahí puede hacer todo lo demás: insertar tablas con tantas filas como haga falta, incluir o quitar párrafos completos según las condiciones de cada caso, numerar, actualizar el índice, exportar a PDF con el nombre correcto y dejarlo en la carpeta que corresponda.

Si el flujo termina con un envío, la misma macro prepara el correo en Outlook con el asunto, el cuerpo y el adjunto de cada destinatario. Puede dejarlos en borradores para que alguien los revise antes de mandarlos, que suele ser lo prudente las primeras semanas.

Qué se gana además del tiempo

Uniformidad: todos los documentos salen con el mismo formato, sin la variación que aparece cuando cinco personas parten de cinco copias distintas de la plantilla. Trazabilidad: queda registro de qué se generó, cuándo y con qué datos. Y una ventaja poco obvia pero muy útil: al obligar a definir de dónde sale cada dato, el proceso deja al descubierto los campos que hasta ahora alguien rellenaba «de memoria».

Lo que necesitamos de ti

La plantilla de Word y un Excel de ejemplo con los datos —inventados, si los reales son confidenciales— colocados como los tenéis en realidad. Con eso montamos una prueba funcional que puedas ver antes de decidir nada.

Combinar correspondencia no siempre basta

La combinación de correspondencia de Word resuelve el caso simple: una tabla, un documento por fila, campos que se sustituyen. Se queda corta en cuanto necesitas tablas de longitud variable dentro del documento, párrafos que aparecen solo si se cumple una condición, un PDF por registro con nombre calculado, o el envío por correo con adjuntos distintos. Ahí es donde entra VBA, que hace todo eso desde un único botón.