Guardar Excel en PDF con el nombre de una celda (y un PDF por cliente)

Macro 1: guardar la hoja en PDF con el nombre de una celda

El caso típico: una plantilla de factura o presupuesto donde la celda B3 tiene el número o el nombre del cliente, y quieres que el PDF se llame así y vaya a una carpeta fija.

Option Explicit

' Quita los caracteres que Windows no admite en un nombre de archivo.
Function NombreLimpio(ByVal s As String) As String
    Dim c As Variant
    For Each c In Array("\", "/", ":", "*", "?", """", "<", ">", "|")
        s = Replace(s, c, "-")
    Next c
    NombreLimpio = Trim$(s)
End Function

Sub GuardarPDF()
    Dim carpeta As String, nombre As String
    carpeta = ThisWorkbook.Path & "\PDF\"
    If Dir(carpeta, vbDirectory) = "" Then MkDir carpeta

    nombre = NombreLimpio(ActiveSheet.Range("B3").Value)
    If nombre = "" Then
        MsgBox "La celda B3 está vacía: no sé qué nombre ponerle al PDF."
        Exit Sub
    End If

    ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _
        Filename:=carpeta & nombre & ".pdf", Quality:=xlQualityStandard, _
        IncludeDocProperties:=False, IgnorePrintAreas:=False, OpenAfterPublish:=False
End Sub

Tres detalles que marcan la diferencia con los ejemplos que circulan:

• Limpia el nombre. Una factura «2026/015» tiene una barra, y Windows no la acepta en un nombre de archivo: la macro falla con un error poco claro. NombreLimpio la convierte en «2026-015».
• Crea la carpeta si no existe, en lugar de fallar la primera vez.
• Respeta el área de impresión (IgnorePrintAreas:=False). El PDF sale igual que si lo imprimieras, así que los márgenes, la orientación y el «ajustar a una página» se definen en Diseño de página, no en la macro.

Si en vez de la hoja entera quieres exportar solo un rango, cambia ActiveSheet por ActiveSheet.Range("A1:H40"). Y si lo que quieres es que el nombre combine varias celdas, por ejemplo «Factura 2026-015 Construcciones Pérez», basta con concatenarlas antes de limpiar.

Macro 2: un PDF por cliente a partir de una sola tabla

Este es el caso que de verdad ahorra horas: tienes una tabla con las líneas de todos los clientes (ventas, albaranes, horas, movimientos) y cada uno debe recibir un PDF solo con lo suyo.

' Hoja "Ventas": fila 1 = cabeceras, columna A = cliente, datos hasta la F.
Sub PDFPorCliente()
    Dim ws As Worksheet, rng As Range, clientes As Object, c As Variant
    Dim carpeta As String, ultima As Long, i As Long

    Set ws = ThisWorkbook.Worksheets("Ventas")
    ultima = ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
    Set rng = ws.Range("A1:F" & ultima)

    Set clientes = CreateObject("Scripting.Dictionary")      ' lista sin repetidos
    For i = 2 To ultima
        If ws.Cells(i, "A").Value <> "" Then clientes(CStr(ws.Cells(i, "A").Value)) = True
    Next i

    carpeta = ThisWorkbook.Path & "\PDF por cliente\"
    If Dir(carpeta, vbDirectory) = "" Then MkDir carpeta

    Application.ScreenUpdating = False
    For Each c In clientes.Keys
        rng.AutoFilter Field:=1, Criteria1:=c
        ws.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _
            Filename:=carpeta & NombreLimpio(CStr(c)) & ".pdf"
    Next c
    ws.AutoFilterMode = False
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

Funciona porque Excel no imprime las filas ocultas por un filtro: en cada vuelta, el PDF contiene las cabeceras y las líneas de un único cliente. El diccionario sirve para sacar la lista de clientes sin repetidos, sin tener que ordenarlos antes.

Errores habituales y cómo evitarlos

Y después del PDF, ¿qué?

Guardar el PDF casi nunca es el final. Lo normal es que luego haya que mandárselo a cada cliente, y eso también se automatiza: la misma macro puede generar el PDF y crear el correo con el adjunto en Outlook, como explicamos en enviar correos masivos desde Excel. Si el documento tiene mucho texto con formato (contratos, certificados, cartas), suele quedar mejor generarlo en Word a partir del Excel y exportarlo a PDF: lo contamos en generar Word desde Excel.

En Fusionik montamos el proceso completo sobre tus plantillas reales: el PDF con tu formato, el nombre que usáis en la oficina, la carpeta de cada cliente o de cada mes y, si quieres, el envío. Te lo enseñamos funcionando con datos de ejemplo antes de que haya factura.

Cada semana enseñamos una macro nueva funcionando en Instagram (@fusionik_). También en TikTok y LinkedIn.

Actualizado el 31 de octubre de 2026.